【結婚式二次会!事前準備編】打ち合わせ(会場側)

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■タイミングはここで決まる!外さない打ち合わせとは?

さて、前回の記事では事前準備編として幹事での打ち合わせについて記載しました。

※前回の記事はコチラ
http://kotokake.jp/kotokake_wedding20141121/

二次会で会場と打ち合わせる大切なポイント

打ち合わせるポイントは大きく分けて3つです。

・役割
・人数
・お金

この3つを外さなければ大丈夫です。

細かい点もいくつかありますが、細かい点は最後に追記しますね。
とはいえまずはこの3つは確実に抑えてください!

では、1つずつ説明していきます!

誰がいつ何をする?『役割』について

会場側からすれば「いつ」「何をすればいいか?」これさえ分かれば会場側も気持ちよく仕事ができます。

なので、事前に「何をするか?」を伝えておきましょう。
そして「何をして欲しいか?」を伝えておきましょう。

・乾杯(飲み物はいつから配布できるか?最初から置いてあるか?取りにいくのか?)
・ケーキ(ケーキは出してくれるのか?入刀のナイフやファーストバイトのスプーンやおしぼりは出してくれるか?)

といった内容をしっかりと確認しておきましょう。
自分達でできる部分は大丈夫ですが、会場側の力を借りなければいけないところは事前にしっかりと確認しておきましょう。

ベストなのは事前に確認して、当日は簡単に流れを確認しておくことです。

【簡単なチェックリスト】

■乾杯      ※上に記載
■ケーキ     ※上に記載
■入場、退場   アテンドをしてもらうことが可能か?
■映像、音響   映像や音響操作をしてもらうことが可能か?
■飲み物     ラストオーダーはいつか?グラス交換か?
■トイレ、喫煙  場所はどこか?禁煙か喫煙希望か?
■景品      事前に配送が可能か?いつからなら可能か?
■新郎新婦控室  控室はあるか?

上記はメールや電話でも確認可能です。
実際に映像や音響に不安があれば下見ができれば一番ベストだとは思います。

特に余興は様々な種類があるので、スペースの確保や音源・映像等は事前に内容を伝えて確認するようにしておきましょう。
これが早ければ早いほど、当日の不安や失敗は少なくなります。

概算⇒確定を余裕を持って。『人数』について

新郎新婦、幹事、会場側共に気になるのが人数です。

なぜか?それはズバリお金に関わるからです。
あまり言いたくないですがここでも揉めてしまうケースが非常に多いです。

なのでしっかりと余裕を持って臨みましょう。

概算と確定人数

まずは会場側には大体これくらいの人数が来る予定ですと伝えておきましょう。

基本的には3日前~1週間前で最終確定してくださいと会場側から言われます。
その時点で大きく減らなければ大丈夫です。

これは経験則ですが大体予定より5%~10%程人数が減る可能性が高いです。
なので予約人数は確定人数よりも少し人数の少ない人数で予約をしておくとリスクが減ります。

しかし、この場合は会場側には以下を確認してください。

・追加人数の際の費用について(食事代・飲み物代が具体的にいくらかかるか?)
・当日参加の方がもしかしたらいるかもしれませんの旨

会場側としては料理の提供は直前には難しいんです。

なぜかと言うと仕入や、調理する人のシフト等は事前に決めているので。
しかし、飲み物提供であれば多少増えても対応が可能です。

ですので、この点を意識しながらリスクのない人数予約をしていきましょう。
当日減りすぎても、増えすぎてもリスクとなります。

新郎新婦としっかりと確認をして、当日のリスクを減らしていきましょう。

何にいくらかかるの?『お金』の話は最初に、きちんと

二次会を全員が気持ちよく成功させるためには、このお金についてきちんと理解しておく必要があります。

基本的には会費-運営費用=±0に近づけることが理想です。

なので何にいくらかかるかを事前にチェックしておきましょう。

【お金がかかる項目チェックリスト】

■飲食代       (飲み物と食べ物代は別々に確認しましょう。)
■新郎新婦飲食代   (良く忘れられがちです。二人の代金もかかります)
■ケーキ代      (会場が用意する場合はかかります)
■映像、音響代    (会場設備が有料の会場もあります)
■設備費       (会場によっては有料の項目もあります。確認しましょう)

上記はあくまで会場に確認する項目です。
その他、新郎新婦と幹事では以下の項目もチェックしておきましょう。

■景品代       (ゲーム等を行う際用います)
■その他       (チェキ等を行う際にはフィルムや本体の費用もかかります。その他演出によっては別途費用がかかります。)
■人件費       (外部委託するカメラマンや司会が発生する場合。新郎新婦がお金を別で出す場合は気にしなくてOKです。)

簡単に言うと以上でほぼ網羅はできております。

とはいえ披露宴会場から二次会会場へモノを運ぶ際のタクシー代等細かく挙げれば結構あります。
なので、二次会を成功させるためにかかりそうな費用は最初にイメージをして相談しておきましょう。

後だしじゃんけんは基本NGです。誰も幸せになりません。

何でも早めに行動すれば余裕が生まれます。

知識と行動をしっかりと行いながら実践していきましょう!

次回は④本番前の最終チェックということで本番を迎えるに当たって確認すべきことをお話しします!

お楽しみに!

Kotokake代表 能政夕介(のせ・ゆうすけ)

立命館大学産業社会学部卒。大学時代、RBC(立命館大学放送局)にてアナウンサーとして在籍。ラジオDJやステージの司会を行う中で「人に伝える」ための方法やコンテンツ作りの楽しさを知る。卒業後は楽天(株)に就職し、インターネットを通じたマーケティングやコンテンツ開発から、楽天市場に出店する店舗様の売上を上げるコンサルタントを経験。
現在はフリーアナウンサーとして結婚式、イベントの司会や話し方の教室を開講し講師として活動中。「話すことが楽しい!」と思える人を増やすために、学生から主婦まで幅広くオンラインや直接指導を行っている。結婚式二次会のノウハウコンテンツも執筆中。

Kotokake公式HP-話し方講座やオンライン講座も実施中-
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