【結婚式二次会！事前準備編】打ち合わせ（幹事）
■司会だけじゃ絶対成功しない！幹事と一緒に創りあげる大切なポイント
さて、前回の記事では事前準備編として新郎新婦との打ち合わせについて記載しました。
※前回の記事はコチラ
http://kotokake.jp/kotokake_wedding20141116/
少し話が飛びますが個人的な見解として2次会を良いものにするためには司会はめちゃくちゃ重要です。
余裕があればプロに依頼する。もしくは数回でも経験のある友人に依頼することをオススメします。
その理由は？
一番はまず「何をすればいいか把握している」
この点が正直大きいです。流れはもちろんですが、何をどうすればいいか分かっている。
・はじまりから終わりまでの流れ
・盛り上げるポイント
・友人に負担をかけずに済む
あくまで個人的な見解ですが、司会がいなければ会は始まらないですし、終わりません。
『目立つ』司会者ではなく、スムーズに気持ちよく時間を楽しめる司会者がいれば、実際パーティ自体はほとんど失敗することはないと思います。
とはいえ、『やって良かった！』『参加して良かった！』そうした声をもらうためには幹事同士の打ち合わせは必須です。今回は幹事の打ち合わせについて書いていきますね。
誰が何をやるか？役割を明確に
さて、当たり前のことかもしれませんが役割を明確にしておくこと。
これはとっても重要です。
幹事同士で決めることはたくさんあります。
まずは幹事の主な役割を書いておきますね。
・新郎新婦打ち合わせ
・景品購入
・二次会会場との打ち合わせ
・当日の運営資料作成
・披露宴会場から荷物搬入
・当日運営
少し難しく書いてますが、大丈夫です安心してください。
どこまでこだわるかによって幹事にかかる負担は抑えることができます。
詳しい内容はこれから書いていきますね。
僕の経験から実際幹事は司会含めて2人いれば何とかなります。
※お手伝いいただく人は当日必要にはなりますが。
なので「ええ！そんな大変なの？」と思わなくても大丈夫です。
でも、どうすればいいか分からない時には是非参考にしてくださいね。
新郎新婦との打ち合わせ
◇必要幹事人数：1人～2人 ◇時間：30分～1時間
前回の記事にも記載ていますので内容は割愛しますが、まずは事前に新郎新婦との打ち合わせをしてください。
会場、人数、内容、当日の流れを新郎新婦がやりたいことをヒアリングしておきます。
後は当日までに細かいところは確認しながら進めていきましょう。
特に人数変更は予算にも大きく関わるので、しっかりと確認して進めましょう。
お金は後で揉める1番の原因になるので要注意です。
景品購入
◇必要幹事人数：1人～2人 ◇時間：30分～1時間
ほとんどの二次会パーティで景品を購入するかと思います。
新郎新婦が自分たちで調達するパターンもありますが幹事が用意するケースもあります。
事前の打ち合わせで、景品の予算と個数と内容をあらかじめ押させておきましょう。
最近では直接買いに行くケースとネットで注文するケースもあります。
楽天やアマゾン問うを使って直接郵送すると運ぶ手間が省けます。
注意点としては会場側にいつからどのくらいの量の荷物が受け取れるか？
宛先や宛名は何にすればよいか？の確認は必須になります。
できる限り当日の受け取りは避けて、前日に届いているかの確認もしておきましょう。
また、プレゼント包装や紙袋等を付けてもらえるかも確認できれば尚良しです。
こうしたちょっとした気遣いがゲストへの満足度に繋がります。
二次会会場との打ち合わせ
◇必要幹事人数：1人～2人 ◇時間：30分
二次会会場の担当者との打ち合わせになります。
理想は直接会場に足を運ぶことですが、難しければメールや電話でのやりとりでも問題ありません。
会場側が聞きたい点は以下です。
・人数は？（変更は何日前までと伝えられると思います。）
・使う備品はあるか？
・当日はどんな内容か？
基本的にはこの3つが確認できていれば大丈夫です。
そして幹事側が会場に確認すべきはポイントは以下です。
・人数変更は何日前まで可能か？
└当日増えた分はどうなるか？（食事代・飲み物代が具体的にいくらどうなるか？）
・荷物の搬入はいつから可能か？
└具体的に個数や受け取る方や時間帯を確認しておきましょう
・新郎新婦の誘導や音響・映像操作等してもらえるか？
└場合によっては幹事側でしなければいけないこともあります。確認しておきましょう。
細かい点は当日までに決めていければ大丈夫です。
まず大きく上記3点を決めていきましょう。
当日の運営資料作成
◇必要幹事人数：1人 ◇時間：30分～1時間
・受付表
・備品リスト
・当日のタイムテーブル
があればベストです。
難しければ受付表だけでも良いので作成はしておきましょう。
当日のタイムテーブルは大まかな流れでも構わないです。
ただし『いつ・誰が・どのくらいの時間・何を使って・どうするか？』は明確にしておきましょう。
備品リストは抜け漏れを防ぐためにもあると非常に便利です。
当日に「あ！あれがない！」と買いに走ることもなくなりますので。
※全ての記事が書き終わったら参考の資料になる備品リスト等のDLができるようにいたします。
披露宴会場から荷物搬入
◇必要幹事人数：2人以上
荷物の個数や披露宴会場から二次会会場への距離にもよります。
装花・ウエルカムボード等・・持っていくものは事前に量を確認して誰と行くか決めておきましょう。
1人で持ちきれないことになるとブルーになるのあなた幹事自身ですので。
タクシーで行くか、歩いていくか、交通機関を使うかも事前に決めておきましょう。
二次会の当日運営
当日必要な役割は恐らく以下になると思います。
※必須
・司会（1～2名）
・受付（1～2名）
・全体管理（1名：会場調整や緊急時に対応できる人）
※必要であれば
・チェキ撮影（1～2名）
・景品出し（1名）
・音響、映像操作（1名）
もちろん1人が複数の役割を実施することも可能です。
また受付等はお手伝いしてもらうことも可能だと思います。
なので、理想で言うと幹事以外の人でどれだけ協力してもらうかがカギになると思います。
僕は受付やチェキはいつもお手伝いいただいてます。
お手伝いが終わればパーティを楽しんでもらう。
そうしたことを事前に依頼しておければ当日の運営は非常に楽になると思います。
おわりに
細かい点はたくさんあるかもしれませんが、事前に誰が何をするか？
を決めておくだけで楽になる点は多いと思います。
一人で抱え込まず、みんなで一緒に創りあげるということを目指して役割分担していきましょう。
次回は③事前準備編：打ち合わせ（会場側）ということで更に具体的に確認すべき点をお伝えしていきます。
お楽しみに！
Kotokake代表 能政夕介（のせ・ゆうすけ）
立命館大学産業社会学部卒。大学時代、RBC（立命館大学放送局）にてアナウンサーとして在籍。ラジオDJやステージの司会を行う中で「人に伝える」ための方法やコンテンツ作りの楽しさを知る。卒業後は楽天（株）に就職し、インターネットを通じたマーケティングやコンテンツ開発から、楽天市場に出店する店舗様の売上を上げるコンサルタントを経験。
現在はフリーアナウンサーとして結婚式、イベントの司会や話し方の教室を開講し講師として活動中。「話すことが楽しい！」と思える人を増やすために、学生から主婦まで幅広くオンラインや直接指導を行っている。結婚式二次会のノウハウコンテンツも執筆中。
Kotokake公式HP-話し方講座やオンライン講座も実施中-
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